Hitachi Rail continua a progredire nell’ambizione di diventare leader in tema di responsabilità ambientale, sociale e di governance (ESG) e di allineare le sue politiche e pratiche ai più ampi standard del Gruppo Hitachi a tale riguardo.
L’impegno nel perseguire questi obiettivi è una dimostrazione per i nostri clienti che siamo affidabili nel garantire l’eccellenza su scala mondiale, svolgendo le nostre attività commerciali secondo principi di responsabilità sociale. La pubblicazione del nuovo Codice di condottafornitori di Hitachi Rail dà risalto alle nostre modalità di fare business e le nostre aspettative verso i fornitori.
Il codice di condotta è allineato ai nostri valori di core business e rafforza l’impegno del Gruppo a raggiungere il Net-Zero entro il 2050. Ci aspettiamo che tutti i nostri fornitori aderiscono ai principi riportati, in aggiunta alle condizioni commerciali pattuite. Ciò è importante in quanto promuove la fiducia dei clienti e quella nei nostri prodotti e servizi, mostrando loro che i nostri fornitori sono partner stimati. Le nostre politiche e aspettative, illustrate chiaramente in questo documento, trattano temi quali diritti umani, salute e sicurezza, gestione ambientale, etica, impegno dei fornitori, qualità dei prodotti e protezione dei dati.
Il presente Codice di condotta deriva dai principi del Global Compact dell’ONU, di cui Hitachi Ltd. fa orgogliosamente parte. Per il nostro business ferroviario, il Codice di condotta riflette anche il nostro impegno a diventare innovatori del cambiamento climatico, allorché le nostre soluzioni e l’integrazione con gli Obiettivi internazionali di sviluppo sostenibile sono stati al centro della nostra strategia commerciale per molti anni.
Contiamo che i nostri fornitori conducano il loro business in maniera etica e responsabile, perseguano la sostenibilità nelle loro catene di approvvigionamento e promuovano innovazione ed eccellenza nell’industria ferroviaria. Con la pubblicazione del nostro Codice di condotta, Hitachi Rail, in collaborazione con i nostri fornitori, si impegna a fare la sua parte nell’offrire il miglior servizio ai milioni di passeggeri che ogni giorno viaggiano sulla rete ferroviaria mondiale – nonché a favore di una società più sostenibile.
La vostra azienda deve difendere i diritti umani dei lavoratori e trattarli con dignità e rispetto come inteso dalla comunità internazionale. Ciò si applica a tutti i tipi di lavoratori, incluso il personale temporaneo, i lavoratori migranti, gli studenti e i dipendenti diretti.
1.1 Reclutamento e assunzione dei lavoratori
La vostra azienda non deve fare uso di manodopera forzata, vincolata (inclusa la sottomissione per debiti) o in servitù debitoria, detenuti impiegati in modo involontario o di sfruttamento, schiavitù o traffico di esseri umani. Ciò include trasporto, ospitalità, reclutamento, trasferimento o ricevimento di persone per mezzo di minaccia, forza, coercizione, rapimento o inganno volti alla prestazione di manodopera o servizi. Non si devono imporre restrizioni irragionevoli a lavoratori che entrano o escono dalle strutture fornite dall’azienda (inclusi, se del caso, dormitori e aree abitative) e alla libertà di movimento dei lavoratori all’interno di tali strutture. Nel processo di assunzione, la vostra aziende deve fornire a tutti i lavoratori un contratto di assunzione scritto che riporti le condizioni di assunzione scritte nella loro lingua madre o in una lingua adeguatamente compresa dagli stessi.
I lavoratori stranieri migranti devono ricevere il contratto di lavoro prima della partenza dal loro paese di origine, e non sono consentite sostituzioni o modifiche al contratto di assunzione all’arrivo nel paese di destinazione, salvo che tali modifiche siano effettuate in osservanza delle normative locali e per fornire condizioni uguali o migliori. Qualsiasi lavoro deve essere volontario e i lavoratori sono liberi di lasciare il lavoro in qualsiasi momento o di interrompere il proprio rapporto lavorativo senza penali o punizioni se ciò avviene con ragionevole preavviso secondo le disposizioni contrattuali.
La vostra azienda non deve trattenere o distruggere, nascondere o confiscare i documenti di identificazione o di immigrazione dei lavoratori (documento identificativo emesso dal governo, passaporto, visto lavorativo, carta d’identità personale, ecc.). Il datore di lavoro ha il diritto di trattenere tali documento solo qualora ciò sia richiesto dalla legge, ma anche in tal caso, ai lavoratori è sempre consentito l’accesso ai propri documenti.
La vostra azienda non deve addebitare ai lavoratori spese di assunzione o altre spese relative alla loro assunzione sostenute da agenti o sub-agenti del datore di lavoro. Qualora si riscontri il pagamento di tali spese da parte dei lavoratori, essere saranno rifuse agli stessi.
1.2 Assunzione di lavoratori di giovane età
La vostra azienda non deve fare uso di manodopera minorile in qualunque fase della produzione. Con il termine “minore” si intende una persona di età inferiore ai 15 anni, inferiore all’età di completamento della scuola dell’obbligo o all’età minima per l’impiego in ciascun paese, a seconda dell’età più alta. La vostra azienda deve adottare un adeguato meccanismo di verifica dell’età dei propri lavoratori. I legittimi programmi di apprendimento sul luogo di lavoro sono approvati previa l’osservanza di tutte le leggi e le normative. I lavoratori di età inferiore ai 18 anni (lavoratori di giovane età) non devono svolgere attività lavorativi, inclusi turni notturni o lavoro straordinario, che possa pregiudicarne la salute e la sicurezza.
La vostra azienda deve garantire un’idonea gestione dei lavoratori studenti mediante l’adeguata tenuta dei registri di lavoro, effettuando i dovuti controlli sui partner formativi e tutelando i diritti dei lavoratori studenti ai sensi delle leggi e delle normative vigenti. La vostra aziende deve altresì fornire a tutti i lavoratori studenti adeguati supporto e addestramento per le loro mansioni. Per quanto riguarda la remunerazione degli studenti lavoratori, lo stipendio di lavoratori studenti, tirocinanti e apprendisti sarà al meno pari a quello di altri lavoratori entry level che svolgono mansioni uguali o simili.
1.3 Orari di lavoro
Studi sulle pratiche aziendali hanno dimostrato che l’eccesso di lavoro è palesemente connesso a calo di produttività, maggior avvicendamento di personale e maggior rischio di infortuni e malattia. La vostra azienda deve, pertanto, garantire che gli orari di lavoro non superino il limite stabilito dalle normative locali. Inoltre, il monte ore lavorativo settimanale totale, compresi gli straordinari, non deve superare le 60 ore o il limite orario di legge, salvo in caso di emergenze o circostanze inconsuete. Il lavoro straordinario deve essere sempre volontario. Ci si deve impegnare affinché i lavoratori non siano sottoposti a eccesso di lavoro, pertanto saranno loro garantiti idonei giorni di riposo (almeno un giorno di riposo ai sensi delle normative locali o 24 ore di riposo consecutive su un periodo di sette giorni, in base al periodo più lungo).
1.4 Stipendio e benefit
La remunerazione dei lavoratori deve rispettare le normative vigenti in materia di stipendi, incluse quelle relative a salario minimo, lavoro straordinario e benefit previsti dalla legge. In osservanza delle normative locali, i lavoratori devono essere remunerati per il lavoro straordinario a una tariffa superiore alla loro consueta tariffa oraria. I lavoratori devono ricevere per tempo buste paga di facile lettura, comprensive di informazioni sufficienti per verificare l’esattezza della remunerazione per il lavoro effettuato nel corso del periodo di riferimento. I lavoratori temporanei, interinali e in outsourcing devono essere utilizzati entro i limiti sanciti dalle normative locali.
1.5 Trattamento umano dei lavoratori
Nessun lavoratore dovrà essere sottoposto a trattamenti duri o disumani, ivi compresa violenza, violenza di genere, molestie e abusi sessuali, punizioni corporali, coercizione psico-fisica, bullismo, pubblica mortificazione o abusi verbali; né dovrà esserci alcuna minaccia di simili trattamenti. La vostra azienda deve definire chiaramente le proprie politiche e procedure disciplinari a sostegno di tali requisiti, e comunicarle ai lavoratori.
1.6 Divieto di discriminazione e molestia
La vostra azienda deve impegnarsi a instaurare un luogo di lavoro esente da molestie e discriminazioni illeciti, e non commettere atti discriminatori o molesti basati su etnia, colore della pelle, età, genere, orientamento sessuale, identità ed espressione di genere, nazione d’origine, disabilità, gravidanza, religione, orientamento politico, appartenenza sindacale, stato di veterano, informazioni genetiche riservate o stato civile nelle pratiche di reclutamento e assunzione quali remunerazione, promozioni, ricompense e accesso a opportunità formative.
Si devono garantire ai lavoratori ragionevoli strutture per le pratiche religiose. Inoltre, i lavoratori attuali o potenziali non devono essere soggetti a test medici, inclusi test di gravidanza o di verginità, o esami fisici utilizzabile in maniera discriminatoria.
1.7 Libertà di associazione
La vostra azienda deve rispettare il diritto di tutti i lavoratori a formare e iscriversi a sindacati liberamente scelti, svolgere contrattazione collettiva e partecipare ad assemblee pacifiche, nonché il diritto ad astenersi da dette attività ai sensi delle normative vigenti. I lavoratori e/o i loro rappresentanti devono avere la facoltà di comunicare apertamente e condividere con i responsabili le proprie idee e perplessità riguardanti le condizioni lavorative e le pratiche gestionali, senza timore di subire discriminazioni, ritorsioni, intimidazioni o molestie.
La vostra azienda deve riconoscere che un ambiente lavorativo sicuro e salutare migliora la qualità dei prodotti e dei servizi, la continuità e i prodotti nonché la stabilità e il morale della manodopera, oltre a ridurre al minimo il verificarsi di infortuni e malattie connessi al lavoro.
La vostra azienda deve altresì riconoscere che fornire informazioni e formazione continue ai dipendenti è fondamentale per rilevare e risolvere problemi di salute e sicurezza sul luogo di lavoro. I sistemi di gestione comunemente riconosciuti, quali ISO 45001 e la Linea guida dell’ILO sui Sistemi di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro, possono essere fonte di informazioni utili per la formulazione di codici aziendali.
2.1 Sicurezza sul lavoro
La vostra azienda deve individuare e valutare l’esposizione dei lavoratori a potenziali rischi per la salute e la sicurezza (di natura chimica, elettrica e legata ad altre fonti di energia, incendi, veicoli e cadute), e mitigare i rischi utilizzando la Gerarchia dei Controlli. Questo approccio include l’eliminazione di rischi, sostituzione di processi e materiali, controllo mediante opportuna progettazione, attuazione di controlli ingegneristici e amministrativi, manutenzione preventiva e procedure di lavorative di sicurezza (ivi inclusi lockout/tagout) ed erogare formazione continua in fatto di salute e sicurezza lavorative. Laddove non fosse possibile tenere adeguatamente sotto controllo i pericoli tramite questi mezzi, i lavoratori devono ricevere dispositivi di protezione idonei e in buone condizioni, nonché formazione efficace sui rischi connessi a tali pericoli in una lingua adeguatamente comprensibile dagli stessi. Occorre altresì adottare opportune misure per le donne incinte e in allattamento, per esempio la riassegnazione del lavoro, onde evitare pericoli gravi, eliminando o riducendo i rischi per la salute e la sicurezza lavorativa connessi alle loro mansioni, e fornendo adeguate strutture per le madri in allattamento.
2.2 Preparazione alle emergenze
La vostra azienda deve individuare e valutare potenziali situazioni ed eventi emergenziali, e ridurre al minimo il relativo impatto mettendo in atto piani d’emergenza e procedure di risposta, compresi report di emergenza, comunicazione ai dipendenti, procedure di evacuazione e formazione ed esercitazioni per i lavoratori. Le esercitazioni d’emergenza devono essere svolte almeno una volta l’anno o in base alle disposizioni delle normative locali, a seconda del requisito più rigido. Le misure di emergenza comprendono idonei sistemi di allarme antincendio e di lotta agli incendi, vie di fuga visibili e libere da ostacoli, strutture dotate di idonee uscite di emergenza, contatti del pronto intervento e piani di recupero. Queste misure e procedure devono puntare a ridurre al minimo i danni a persone, ambiente e proprietà.
2.3 Infortuni e malattie sul lavoro
La vostra azienda deve mettere in atto procedure e sistemi atti a prevenire, controllare, tracciare e redigere relazioni su infortuni e malattie sul lavoro. Tali procedure e sistemi devono includere misure di incoraggiamento delle segnalazioni da parte dei lavoratori, di classificazione e registrazione dei casi di infortunio e malattia, fornitura dei trattamenti medici necessari, analisi dettagliata dei casi, adozione di misure correttive atte ad eliminarne le cause e facilitazione del ritorno al lavoro dei lavoratori.
2.4 Igiene industriale
La vostra azienda deve individuare, valutare e controllare l’esposizione dei lavoratori ad agenti chimici, biologici e fisici in base alla Gerarchia dei Controlli. In caso di individuazione di potenziali pericoli, la vostra azienda deve cercare l’opportunità di eliminarli o ridurli.
Qualora detta eliminazione o riduzione non fosse fattibile, i pericoli devono essere tenuti sotto controllo attraverso l’idonea progettazione e controlli ingegneristici e amministrativi. Laddove non fosse possibile tenere adeguatamente sotto controllo i pericoli tramite questi messi, i lavoratori devono ricevere a titolo gratuito dispositivi di protezione idonei e in buone condizioni. I programmi di protezione devono essere attuati di continuo e devono includere le formazioni sui rischi associati a tali pericoli.
2.5 Disposizioni per lavori fisicamente impegnativi
La vostra azienda deve individuare, valutare e controllare il rischio di infortunio per i lavoratori coinvolti in lavori impegnativi quali movimentazione manuale di materiali, mansioni fisicamente impegnative, sollevamento ripetitivo di pesi, postura in piedi prolungata e mansioni di assemblaggio forzato al fine di prevenire il verificarsi di problemi.
2.6 Misure protettive per i macchinari
La vostra azienda deve valutare i rischi di sicurezza connessi ai macchinari di produzione e di altro tipo.
È necessario installare e opportunamente gestire e manutenere protezioni fisiche, interblocchi e barriere laddove il macchinario rappresenti un rischio per i lavoratori.
2.7 Sanitari, alimentazione e alloggi
La vostra azienda deve fornire ai lavoratori il pronto accesso a sanitari puliti, acqua potabile e strutture sanificate di preparazione, conservazione e consumo di alimenti. I dormitori per i lavoratori forniti dalla vostra azienda devono essere tenuti in condizioni pulite e sicure ed essere dotati di idonee uscite di emergenza, acqua calda per bagno e doccia, illuminazione adeguata, riscaldamento, aerazione, dispositivi chiudibili singolarmente per il deposito di effetti personali e di valore, nonché ragionevole spazio personale facilmente accessibile.
2.8 Comunicazioni connesse a salute e sicurezza
La vostra azienda deve fornire ai lavoratori idonee informazioni e formazione in fatto di salute e sicurezza sul luogo di lavoro per quanto riguarda tutti i pericoli individuati (inclusi, a mero titolo esemplificativo, i pericoli meccanici, elettrici, chimici, fisici e di incendio), nella lingua madre dei lavoratori o in una lingua correttamente compresa dagli stessi. Le informazioni connesse a salute e sicurezza devono essere chiaramente affisse nei locali o posizionate in luoghi identificabili e accessibili ai lavoratori.
La formazione deve essere erogata ai lavoratori prima dell’inizio del rapporto lavorativo, dopodiché a cadenza periodica. I lavoratori dovranno essere incoraggiati a sollevare perplessità connesse a salute e sicurezza, senza timore di ritorsioni.
La vostra azienda deve riconoscere che la responsabilità ambientale è parte integrante della produzione di prodotti di livello mondiale, identificare l’impatto ambientale delle attività produttive e ridurre al minimo gli effetti avversi su comunità, ambiente e risorse naturale, tutelando al contempo la salute e la sicurezza pubbliche. Per visionare
gli approcci di approvvigionamento ecologico del Gruppo Hitachi, consultare le Linee guida di approvvigionamento ecologico del Gruppo Hitachi.
3.1 Permessi ambientali e reportistica
La vostra azienda deve ottenere, mantenere e aggiornare tutti i permessi (es. monitoraggio degli scarichi), le approvazioni e le registrazioni ambientali richiesti, e rispettare i relativi requisiti operativi e di reportistica.
3.2 Prevenzione dell’inquinamento e riduzione delle risorse
La vostra azienda deve ridurre al minimo o eliminare alla fonte le emissioni inquinanti e la generazione di rifiuti installando dispositivi aggiuntivi di controllo dell’inquinamento, nonché modificando i processi di produzione, manutenzione e strutturali, o adottando altre misure. Lo sfruttamento di risorse naturali, ivi compresi acqua, combustibili fossili, minerali e prodotti provenienti da foreste vergini, deve essere controllato attraverso modifiche ai processi di produzione, manutenzione e strutturali, sostituzione di materiali, riuso, conservazione, riciclaggio o altri mezzi.
3.3 Materiali pericolosi per l’ambiente
Sostanze chimiche, rifiuti e altri materiali che rappresentano un pericolo per gli esseri umani o l’ambiente devono essere identificati, etichettati e gestiti in modo da garantirne la movimentazione, la conservazione, l’uso, il riciclaggio o il riuso e lo smaltimento sicuri.
3.4 Rifiuti solidi
La vostra azienda deve mettere in atto un approccio sistematico per identificare, gestire, ridurre, smaltire responsabilmente o riciclare i rifiuti solidi (non pericolosi).
3.5 Emissioni atmosferiche
La vostra azienda deve descrivere, monitorare periodicamente e controllare le emissioni atmosferiche di composti organici volatili (COV), aerosol, corrosivi, particolati, sostanze dannose per l’ozono e sottoprodotti della combustione generati dalle operazioni, e trattare queste sostanze prima di scaricarle in base alle disposizioni vigenti. Le sostanze dannose per l’ozono devono essere gestite con efficacia in base al Protocollo di Montreal e alle normative vigenti.
La vostra azienda deve monitorare periodicamente la propria gestione delle sostanze emesse nell’atmosfera e l’esecuzione dei propri sistemi di trattamento delle emissioni atmosferiche.
3.6 Limitazioni ai materiali
La vostra azienda deve osservare tutte le normative vigenti e i requisiti dei clienti in relazione al divieto o alla limitazione di sostanze specifiche all’interno dei prodotti e durante la produzione, inclusa l’etichettatura per il riciclaggio e lo smaltimento.
3.7 Gestione idrica
La vostra azienda deve attuare un programma di gestione idrica che documenti, descriva e monitori le risorse idriche, il relativo utilizzo e scarico, ricercando opportunità di conservazione dell’acqua e controllando le vie di contaminazione. Le acque reflue devono essere descritte, monitorate, controllate e trattate prima del loro scarico o smaltimento ai sensi delle normative vigenti. La vostra azienda deve monitorare periodicamente i propri sistemi di trattamento delle acque reflue e i serbatoi idrici per garantirne il funzionamento ottimale e la conformità alle normative.
3.8 Consumi energetici ed emissioni di gas serra
La vostra azienda deve stabilire un obiettivo di riduzione dei gas serra. Si devono tracciare e documentare i consumi energetici e tutte le emissioni di gas serra di Livello 1 e 2 e redigere una relazione pubblica sul raffronto tra di essi e l’obiettivo di riduzione. La vostra azienda deve cercare di migliorare l’efficienza energetica e ridurre al minimo i propri consumi energetici e le emissioni di gas serra.
3.9 Preservazione della biodiversità e degli ecosistemi
Al fine di preservare la biodiversità e gli ecosistemi che fungono da fondamento per la sopravvivenza sia dell’umanità che del business, la vostra azienda deve ottenere materiali e prodotti essendo consapevole del loro impatto, tenendo a mente quanto segue.
Approvvigionamento preferenziale di carta e cancelleria prodotta e certificata tenendo conto della biodiversità e degli ecosistemi
Approcci ecologici all'estrazione mineraria delle materie prime e allo sviluppo, alla produzione e all’approvvigionamento di materie prima, componenti e prodotti
Attenzione all'ecosistema locale, per esempio protezione delle specie rare nella propria regione prima dell'acquisto di terreni o della riedificazione di fabbricati, evitando la frammentazione dell’habitat
Promozione di attività di preservazione della natura, inclusa la crescita di boschi che ospitano specie endemiche e piantumazione di alberi atta a preservare gli ecosistemi
Prevenzione dell’inquinamento dal punto di vista della preservazione dell’ecosistema, attività delle 3 “R” (ridurre, riusare e riciclare) e miglioramenti continui alle attività di conservazione energetica
Richiesta ai fornitori di promuovere la preservazione dell'ecosistema
La vostra azienda deve difendere i seguenti standard massimi di etica commerciale per onorare le proprie responsabilità sociali e ottenere il successo sul mercato.
4.1 Impegno continuo all’integrità commerciale
La vostra azienda deve mantenere il livello massimo di integrità per continuare a svolgere la propria attività commerciale e propugnare una politica di tolleranza zero che vieta ogni forma di corruzione, estorsione e appropriazione indebita. Tutte le operazioni commerciali devono essere effettuate con trasparenza e trascritte meticolosamente nei libri contabili della società. Si devono mettere in atto misure di monitoraggio e procedure atte a verificare la conformità alle leggi anticorruzione e leggi relative.
4.2 Eliminazione di vantaggi impropri
La vostra azienda non deve promettere, offrire, autorizzare, dare o accettare mazzette o altri mezzi volte a ottenere vantaggi indebiti o impropri. Questo divieto include promettere, offrire, autorizzare, dare o accettare qualsiasi cosa di valore, sia direttamente che indirettamente, attraverso terzi al fine di acquisire o preservare business, assegnare business a terzi o ottenere qualsivoglia altro vantaggio improprio. Si devono mettere in atto misure di monitoraggio, rendicontazione e procedure atte a verificare la conformità alle leggi anticorruzione.
4.3 Divulgazione di informazioni
Tutte le operazioni commerciali devono essere effettuate con trasparenza e trascritte meticolosamente nei libri contabili della società. La vostra azienda è tenuta a divulgare le informazioni riguardanti i propri dipendenti, salute e sicurezza, misure di tutela ambientale, attività e strutture commerciali, stato finanziario e performance ai sensi delle normative vigenti e delle pratiche industriali prevalenti. La falsificazione o la rappresentazione distorta di eventi che si verificano nella catena di produzione della vostra azienda o delle misure adottate è inaccettabile.
4.4 Proprietà intellettuale
La vostra azienda deve rispettare e tutelare i diritti di proprietà intellettuale. Il trasferimento di tecnologie e know-how deve avvenire in modo tale da non violare diritti di proprietà intellettuale; si devono altresì salvaguardare le informazioni di clienti e fornitori.
4.5 Conformità a leggi in materia di commercio leale, pubblicità e concorrenza
La vostra azienda deve condurre le proprie attività commerciali in conformità alle regole di concorrenza leale e le vostre attività devono rispettare tutte le normative vigenti in materia di concorrenza, quali ad esempio le leggi di esattezza e integrità della pubblicità. Si dovranno altresì mettere in atto idonee misure atte a proteggere le informazioni dei clienti.
4.6 Protezione di whistleblower e divieto di ritorsione
La vostra azienda deve attuare un programma volto a garantire la protezione dei whistleblower in seno a fornitori e dipendenti, salvo quanto vietato dalla legge, nonché diffondere e favorire un processo che consenta al personale di sollevare perplessità senza timore di ritorsioni. Si deve garantire un sistema che consenta la segnalazione di presunti atti illeciti.
4.7 Approvvigionamento responsabile di risorse minerarie
Per garantire ragionevolmente che l’approvvigionamento di risorse minerarie sia conforme alle Linee guida sul dovere di diligenza per una catena di approvvigionamento responsabile di minerali provenienti da zone di conflitto o ad alto rischio
dell’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE), o altri quadri equivalenti di dovere di diligenza, la vostra azienda deve adottare politiche ed effettuare i dovuti controlli sulle fonti e le catene di custodia per minerali quali stagno, tantalio, tungsteno e oro contenuti nei prodotti realizzati. Fare riferimento alla
politica del Gruppo Hitachi sulla Catena di approvvigionamento sostenibile di risorse minerarie per avere un quadro completo dei nostri approcci di approvvigionamento.
La vostra azienda deve adottare o instaurare un sistema di gestione il cui scopo sia correlato al contenuto del presente Codice. Il sistema di gestione deve essere progettato per garantire quanto segue:
Conformità alle normative vigenti e ai requisiti dei clienti in relazione alle operazioni e ai prodotti della vostra azienda;
Conformità alle presenti Linee guida; e inoltre
Individuazione e mitigazione di rischi operativi correlati alle presenti Linee guida.
Il sistema di gestione deve altresì facilitare i miglioramenti continui.
Il sistema di gestione deve includere i seguenti elementi:
5.1 Impegno aziendale
La vostra azienda deve fornire dichiarazioni programmatiche di responsabilità sociale e ambientale di impresa che affermino il vostro impegno alla conformità e al miglioramento continuo, approvate dalla direzione aziendale e affisse nei vostri locali nella lingua del posto.
5.2 Accountability e responsabilità di gestione
La vostra azienda deve identificare chiaramente il dirigente e i responsabili aziendali responsabili di garantire l’applicazione del sistema di gestione e dei programmi associati. L’alta dirigenza deve riesaminare a cadenza periodica lo stato del sistema di gestione.
5.3 Risposta a requisiti legali e dei clienti
La vostra azienda deve mettere in atto un processo volto a identificare, monitorare e comprendere le normative vigenti e i requisiti dei clienti, ivi comprese le voci delle presenti Linee guida.
5.4 Valutazione e gestione del rischio
La vostra azienda deve mettere in atto un processo volto a identificare la conformità legale, i rischi (*) legati ad ambiente, salute e sicurezza nonché i rischi etici e delle pratiche lavorative associati alle vostre operazioni. Al fine di gestire i rischi identificati e garantire la conformità alle leggi, la vostra aziende deve determinare l’importanza relativa di ciascun rischio e mettere in atto opportuni controlli procedurali e fisici.
(*)I campi da includere in una valutazione del rischio legato ad ambiente, salute e sicurezza sono basi produttive, magazzini/strutture di stoccaggio, stabilimento/apparecchiature accessorie dei locali, laboratori e aree di prova, strutture sanitarie (servizi igienici), cucine/mense e alloggi dei dipendenti/dormitori.
5.5 Definizione di obiettivi di miglioramento
La vostra azienda deve presentare per iscritto obiettivi prestazionali, target e piani di attuazione volte a migliorare la propria performance sociale, di ambiente, salute e sicurezza, ivi compreso un periodo di valutazione della performance aziendale nell’ottica del raggiungimento di tali obiettivi.
5.6 Sviluppo di programmi di addestramento
La vostra azienda deve mettere in atto programmi di addestramento per responsabili e lavoratori volti ad applicare le proprie politiche, procedure e obiettivi di miglioramento e a osservare le normative vigenti.
5.7 Comunicazione con lavoratori, fornitori e clienti
La vostra azienda deve mettere in atto un processo di comunicazione chiara e precisa delle informazioni relative alle proprie politiche, pratiche, aspettative e prestazioni per lavoratori, fornitori e clienti.
5.8 Feedback, partecipazione e reclami dei lavoratori
La vostra azienda deve mettere in atto processi continui, ivi compreso un meccanismo efficace di presentazione di reclami, per esaminare la comprensione da parte dei lavoratori delle pratiche e delle condizioni sancite dalle presenti Linee guida e promuovere miglioramenti continui a seguito della ricezione di feedback e dell’identificazione di violazioni. Si deve instaurare un ambiente sicuro in cui i lavoratori possano dar voce alle proprie rimostranze e offrire feedback senza timore di rappresaglie o ritorsioni.
5.9 Audit e valutazioni
La vostra azienda deve attuare autovalutazioni periodiche volte a garantire la conformità ai requisiti di legge, alle presenti Linee guida e ai requisiti contrattuali dei clienti in relazione alla responsabilità sociale e ambientale.
5.10 Azioni correttive
La vostra azienda deve mettere in atto un processo correttivo per rispondere alle carenze individuate nell’ambito di valutazioni, ispezioni, indagini e revisioni interne o esterne.
5.11 Documentazione e registri
La vostra azienda deve creare e tenere documentazioni e registri atti a garantire la conformità a leggi e requisiti aziendali, nonché l’opportuna riservatezza e tutela della privacy.
5.12 Responsabilità dei fornitori
La vostra azienda deve mettere in atto un processo di comunicazione ai fornitori delle presenti Linee guida e monitorarne l’osservanza da parte degli stessi.
6.1 Sicurezza dei prodotti
La vostra azienda deve garantire una sufficiente sicurezza del design dei prodotti e vendere prodotti con la consapevolezza della propria responsabilità in qualità di produttori. La sicurezza dei prodotti deve essere garantita ai sensi di legge, tenendo conto anche della sicurezza prevista per i prodotti. Si devono osservare le leggi, i regolamenti e gli standard di sicurezza o di altro tipo relativi alla sicurezza dei prodotti (Giappone: Legge sulla sicurezza di apparecchi e materiali elettrici, Legge sulla sicurezza dei prodotti di consumo, Legge sull’etichettatura della qualità dei beni domestici, regolamenti dettagliati contenuti in varie normative, Standard industriali giapponesi (JIS), ecc.; in altri Paesi: Underwriters Laboratories –UL-, British Standards Institution –BSI-, Canadian Standards Association –CSA-, ecc.). La sicurezza dei prodotti include anche la tracciabilità (approvvigionamento di componenti e materiali, processi produttivi, ecc.) e altri metodi di gestione, nonché la reattività alla risoluzione di problemi.
6.2 Promozione di attività di controllo qualità
La vostra azienda deve formulare una politica di controllo qualità ed effettuare di conseguenza attività di controllo qualità a cadenza giornaliera al fine di perseguire miglioramenti continui attraverso il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). A tal fine, la vostra azienda dovrà attuare e promuovere un sistema di gestione della qualità che sviluppi una struttura organizzativa, delinei un piano di attività e specifichi l’assegnazione e le procedure di responsabilità. Per consultare i sistemi di gestione di qualità più diffusi, fare riferimento alle norme ISO9000, ISO/TS16949 e ISO13485.
7.1 Protezione da minacce a reti informatiche, inclusi gli attacchi informatici
La vostra azienda deve adottare misure atte a prevenire minacce a reti informatiche, ivi compresi gli attacchi informatici, che si ripercuotono sulle operazioni interne ed esterne. Tali minacce includono virus, worm, spyware, ransomware, ingegneria sociale e attacchi mirati.
I computer o i server infettati da virus o altri malware potrebbero causare fuoriuscite di informazioni di clienti e riservate o attaccare le reti informatiche di altre aziende, causando danni gravi dovuti al fermo delle operazioni quotidiane e la perdita di fiducia. Inoltre, si deve prestare la massima attenzione agli attacchi mirati e ad altri tipi di minacce da parte di hacker che possono fare irruzione nelle reti informatiche causando la fuoriuscita o la distruzione di informazioni, provocando danni simili.
7.2 Protezione della privacy
La vostra azienda deve impegnarsi a proteggere con efficace le informazioni personali e la privacy di tutte le persone coinvolte nelle sue attività, ivi compresi fornitori, clienti, consumatori e lavoratori. Le informazioni personali devono essere raccolte, memorizzate, trattate, trasmesse e condivise in osservanza delle normative vigenti in materia di privacy e sicurezza informatica.
7.3 Misure di prevenzione della fuoriuscita di informazioni personali
La vostra azienda deve garantire che le informazioni personali (*) non siano ottenute, utilizzate, divulgate o non trapelino illegalmente e indebitamente attivando codici e politiche osservate dai lavoratori, gestendo accuratamente le informazioni tramite il ciclo PDCA.
(*) Con informazioni personali si intendono le informazioni riguardanti un individuo vivente utilizzabili per distinguere l’identità dell’individuo specifico, quali nominativo, data di nascita e altre descrizioni (ivi compreso qualsiasi dato che si abbini facilmente ad altre informazioni volte a identificare un individuo specifico).
7.4 Misure di prevenzione di fuoriuscite di informazioni riservate di clienti e di terzi
La vostra azienda deve garantire che tutte le informazioni riservate (*) di clienti e di terzi non siano ottenute, utilizzate, divulgate o non trapelino illegalmente o indebitamente attraverso una gestione accurata delle informazioni tramite il ciclo PDCA.
(*) Per informazioni riservate si intendono informazioni divulgate per iscritto (ivi compresi dati registrati in formato elettromagnetico o ottico) classificate come riservate in un contratto, ovvero informazioni divulgate verbalmente divulgate a seguito di una comunicazione di riservatezza.